BELEID BESCHERMING PERSOONSGEGEVENS
Het BrunssumsMannenKoor (BMK) hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om privacy te waarborgen: persoonsgegevens worden veilig en zorgvuldig bewaard, wij zijn ons ervan bewust dat deze gegevens aan ons zijn toevertrouwd en dat wij daar vertrouwelijk mee om dienen te gaan. In dit document verstrekken wij de informatie over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Het BMK streeft ernaar te blijven voldoen aan de geldende wetgeving ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens; met ingang van 25.05.2018 is dat de Algemene Verordening Persoonsgegevens ( AVG ).
- RECHTSPERSOON: BrunssumsMannenKoor
- email: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
- website: www.brunssumsmk.nl
- lid koepelorganisatie KNZV
- inschrijving KVK nr. 40187643
2.1 INVENTARISATIE PERSOONSGEGEVENS:
De vereniging verwerkt gewone persoonsgegevens van de
volgende geledingen: - leden
- vrijwilligers
- donateurs
2.2 DOELBINDING:
De van leden, vrijwilligers en relaties verkregen persoons- gegevens worden uitsluitend gebruikt voor administratieve, communicatieve en informatieve doeleinden van aan het BMK
gerelateerde zaken. Statuten BMK art.2.
2.3 RELATIE PERSOONSGEGEVENS – GELEDING:
> leden: - nawte-gegevens + geboortedatum
- grondslag: lidmaatschap overeenkomst
> vrijwilligers: - nawte-gegevens + geboortedatum + geslacht
- grondslag: vrijwilligersovereenkomst
> relaties: - nawte-gegevens
- grondslag: schriftelijke contract-bevestiging
2.4 BIJZONDERE PERSOONSGEGEVENS:
Het BMK verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens i.c. gegevens van strikt vertrouwelijke aard.
Dit soort gegevens is niet nodig voor het doel van de vereniging.
2.5 BEWAARBELEID:
Persoonsgegevens gerelateerd aan het lidmaatschap worden
na beëindigen van het lidmaatschap bewaard voor historische doeleinden met inachtneming van de wettelijke bewaartermijn.
Leden die hun financiële verplichtingen niet nakomen kunnen worden geroyeerd. In dit geval worden hun persoonsgegevens binnen 3 maanden verwijderd.
Notulen van vergaderingen bevatten soms minimale persoonsgegevens; deze documenten worden ongewijzigd bewaard in het historisch archief, tenzij op verzoek, van betrokkene aan het bestuur, om zijn gegevens te verwijderen uit de notulen.
2.6 VERSTREKKING AAN DERDEN:
De vereniging wisselt geen persoonsgegevens uit met externe partijen, tenzij er een, uit verenigingsoogpunt, gerechtvaardigd doel mee gediend wordt (de website van de vereniging, registratie bestuursleden bij de koepelorganisatie KNZV en bij de Kamer van Koophandel nawte gegevens bestuursleden).
Met externe partijen sluiten wij een verwerkersovereenkomst met afspraken om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen.
2.7 GEHEIMHOUDING:
Alle leden van de vereniging worden geacht geheimhouding te betrachten ten aanzien persoonsgegevens van leden en relaties
van het BMK alsmede van alle andere informatie waarvan het lid
uit hoofde van zijn huidige of voormalige functie en/of activiteiten
weet of kan vermoeden dat deze informatie van vertrouwelijke aard
is.
3.1 BEELDMATERIAAL: FOTO’S EN VIDEO’S
Het maken van foto’s en/of filmopnamen van aan de vereniging gelieerde activiteiten en het publiceren daarvan op een website,
in media of via sociale media en dergelijke is alleen toegestaan
met toestemming van de leden van BMK in de AVG
overeenkomst.
Niet leden moeten expliciet toestemming geven hiervoor.
Bij activiteiten met een vrije toegang moet vooraf medegedeeld
worden dat er foto’s en/of video’s gemaakt kunnen worden.
Personen die hiertegen bezwaar hebben moeten zich melden bij
de organisatie die daarmee rekening dient te houden
Alle leden van de vereniging geven individueel een verklaring af, in de AVG overeenkomst, over het wel of niet akkoord zijn met het maken én gebruiken van beeldmateriaal waarop iemand herkenbaar in beeld is. Met bezwaren moet bij de organisatie van activiteiten hiermee rekening worden gehouden en daarnaar gehandeld.
Voor het fotograferen of filmen van personen jonger dan 16 jaar is expliciete toestemming nodig van ouder of wettelijk vertegenwoordiger.
4.1 AUTORISATIE:
Toegang tot persoonsgegevens, het inzien en verwerken ervan is binnen de vereniging als volgt vastgelegd:
- voorzitter/secretaris: toegang en inzage
- penningmeester: toegang, inzage en verwerking
- bestuurslid ledenadministratie: toegang, inzage en verwerking
4.2 BEVEILIGING:
Persoonsgegevens zijn opgeslagen achter een beveiliging met gebruikersnaam en wachtwoord en op de benodigde computers is beveiligingssoftware geïnstalleerd.
Beveiligingssoftware en besturingssystemen zijn ingesteld voor automatische updates en van de persoonsgegevens is er een
back-up, ingeval van fysieke of technische incidenten.
De website van de vereniging heeft een beveiligde
internetverbinding.
Communicatie naar de leden via email vindt alleen plaats in de bcc-modus.
5.1 ACTUALISERING:
Het beleid bescherming persoonsgegevens blijft onderhevig aan voortschrijdend inzicht en/of wijzigingen in de AVG.
Het beleid is vast agendapunt op de vergaderingen van het bestuur
van de vereniging.
Leden en Vrienden zijn geïnformeerd over ons beleid.
Geactualiseerde versies van het beleid worden besproken in het ledenoverleg.
Op de website van de vereniging is steeds de actuele versie van het beleid bescherming persoonsgegevens gepubliceerd.
6.1 RECHTEN:
Elk lid heeft recht op inzage in de persoonsgegevens die de vereniging verwerkt.
Elk lid heeft het recht om de geregistreerde gegevens te laten wijzigen of te laten verwijderen.
Elk lid heeft het recht om het verwerken van beeldmateriaal op basis van een gegeven toestemming hiervoor in te trekken.
7.1 KLACHTEN
Voor vragen of klachten over de verwerking van
persoonsgegevens kan men zich wenden tot de voorzitter of
secretaris van de vereniging.
Daarnaast bestaat het recht om een klacht in te dienen bij de
Autoriteit Persoonsgegevens.
Brunssum, aangepast 20 mei 2019
Namens het bestuur: Wiel Palmen, voorzitter BMK
Pierre Ruiters secretaris BMK
